Politique de confidentialité | Shenzhen Oriental Pharmaceutical

Le présent avis explique quelles données personnelles nous collectons lorsque vous utilisez www.szoriental.com, pourquoi nous les collectons, à qui elles sont transmises, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits. Il est rédigé à l'intention de nos partenaires commerciaux — fabricants pharmaceutiques, équipes des affaires réglementaires et professionnels des achats — et s'applique aux visiteurs de l'UE/EEE en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD), ainsi qu'aux visiteurs situés ailleurs.

Responsable du traitement

Société: Shenzhen Oriental Pharmaceutical Co., Ltd.
Siège social: No.43 Dakeng Road, Tongle Village, Longgang District, Shenzhen, Guangdong, China
Téléphone: +86 755 2892 8743
Fax: +86 755 8487 3052
E-mail: info@szoriental.com
Représentant légal: MIAO Jinchuan
Code de crédit social unifié: 9144030061890620XX
Contact protection des données: No data protection officer is designated (not mandatory under GDPR Art.37 for this site); data protection inquiries: info@szoriental.com

Pour toute question relative au présent avis, ou pour exercer l'un des droits énumérés ci-dessous, écrivez à l'adresse e-mail ci-dessus. Nous répondons dans un délai de 30 jours, conformément à l'article 12, paragraphe 3, du RGPD.

Ce que nous traitons, et pourquoi

Nous ne traitons que les données que vous nous communiquez, ainsi que les données techniques que tout serveur web voit nécessairement. Ce site web ne comporte aucun réseau publicitaire, aucun profilage analytique ni aucun suivi intersites.

1. Journaux d'accès au serveur

Lorsque votre navigateur demande une page, notre serveur web enregistre l'URL demandée, votre adresse IP, le type de navigateur, la page de provenance et l'horodatage. Finalité : assurer le fonctionnement du site, détecter les abus et appliquer les règles d'accès régionales. Base légale : notre intérêt légitime à garantir un fonctionnement sécurisé (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD). Ces journaux sont conservés sur le serveur et ne sont pas croisés avec d'autres données vous concernant.

2. Formulaire de demande de devis

Si vous soumettez le formulaire RFQ, nous traitons : nom, société, e-mail professionnel, pays, fonction, produit et numéro CAS demandés, quantité indicative, marché cible, documents sollicités, message en texte libre, page d'envoi et adresse IP. Finalité : préparer et vous transmettre un devis, un CoA, une FDS ou une documentation réglementaire. Base légale : les mesures précontractuelles que vous nous avez demandé de prendre (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD), ainsi que le consentement que vous donnez en cochant la case du formulaire (article 6, paragraphe 1, point a)). Nous enregistrons également le domaine de messagerie de votre société dans notre système client afin qu'un collègue puisse consulter l'historique des demandes.

3. L'assistant produit IA

Lorsque vous posez une question à l'assistant intégré à la page, nous transmettons votre question et jusqu'à huit échanges précédents de cette conversation au modèle de réponse, ainsi que le chemin de la page consultée et la langue de l'interface. Votre adresse IP n'est pas transmise au modèle. Finalité : répondre immédiatement aux questions relatives aux produits, à la documentation et à la réglementation. Base légale : votre demande de réponse (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD) et votre attente légitime qu'une zone de chat vous réponde (article 6, paragraphe 1, point f)). La question, la réponse, votre adresse IP, la page et le temps de réponse sont enregistrés dans une table de journalisation afin de connaître les sujets réellement abordés par nos partenaires. L'assistant est volontairement restreint : il ne révèle ni procédés de fabrication, ni tarifs, ni identité des clients, et tout numéro CAS généré qui échoue au contrôle du chiffre de vérification est remplacé avant de vous parvenir.

4. Transfert à un collaborateur humain

Si l'assistant ne peut pas répondre ou si vous demandez un interlocuteur humain, une carte s'affiche pour recueillir votre e-mail, un sujet et une note facultative. En cas de soumission, nous stockons votre e-mail, le sujet, votre note, la transcription de la conversation jusqu'à ce point, la page et votre adresse IP. Finalité : permettre à un collègue de poursuivre votre demande sans que vous ayez à vous répéter. Base légale : votre demande à être contacté (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD).

5. Contrôle d'accès régional

Nous vérifions l'adresse IP de chaque requête par rapport à une base de données de pays hébergée sur notre propre serveur, afin de refuser les services en ligne depuis certaines juridictions. Ce contrôle s'effectue sur notre infrastructure ; votre adresse IP n'est pas envoyée à un service de recherche externe. Finalité : respecter les restrictions commerciales. Base légale : exécution d'une obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD).

6. Stockage dans le navigateur sur votre propre appareil

L'assistant mémorise un identifiant de session aléatoire et quelques indicateurs d'affichage dans votre navigateur afin de maintenir la cohérence de la conversation et d'éviter de répéter les invites. Ces éléments restent sur votre appareil. La page produit transmet également le nom du produit et le numéro CAS au formulaire de demande via votre navigateur, afin de vous éviter de les ressaisir. Rien dans cette catégorie ne nous est transmis isolément.

Cookies

Ce site web ne dépose aucun cookie et n'utilise aucun cookie publicitaire ou analytique. Puisque rien n'est déposé, aucune bannière de consentement n'est à fermer : ce choix est délibéré. Nous utilisons en revanche le stockage du navigateur, qui reste sur votre appareil :

Un identifiant de session aléatoire de l'assistant, permettant à la conversation de se poursuivre au sein d'une même visite.
Les invites de l'assistant que vous avez déjà fermées.
Un compteur d'utilisation quotidien de courte durée, utilisé uniquement pour limiter les requêtes automatisées provenant de votre propre navigateur.
Le nom du produit et le numéro CAS transmis d'une page produit au formulaire de demande.

Vous pouvez à tout moment effacer l'ensemble de ces données via les paramètres de votre navigateur, sans que cela n'affecte votre capacité à naviguer sur le site.

Qui reçoit vos données

Nous ne vendons, ne louons ni ne partageons vos données à des fins marketing. Vos données sont transmises uniquement aux destinataires suivants :

Notre propre personnel commercial, réglementaire et qualité, afin qu'il puisse répondre à votre demande.
Les sociétés de notre groupe au sein de Happy Industrial (Hong Kong) Investment Group, lorsque l'une d'elles fabrique ou expédie le produit concerné par votre demande.
Le fournisseur d'infrastructure cloud et de réponses par IA indiqué ci-dessous, agissant strictement en tant que sous-traitant.

Nous ne divulguons jamais votre demande à d'autres clients ni à des tiers extérieurs à cette liste. Les dossiers réglementaires, certificats et spécifications sont échangés sous accord de confidentialité (NDA).

Sous-traitants et transferts internationaux

Deux services externes sont impliqués, et nous les nommons explicitement plutôt que de les dissimuler derrière une formulation générique :

Réponses par IA : votre question et les échanges récents sont envoyés au service de modèle d'Alibaba Cloud afin de générer la réponse. Votre adresse IP n'est pas transmise. Un accord de traitement des données conforme à l'art. 28 du RGPD est requis à cet effet et figure sur notre liste de vérification.
Hébergement : le site web et sa base de données fonctionnent sur un serveur exploité par Alibaba Cloud en Chine continentale.
Ce serveur étant situé hors de l'UE/EEE, le traitement de vos données à cet endroit constitue un transfert vers un pays tiers. Pour les formulaires de demande et de mise en relation, nous nous appuyons sur le fait que ce transfert est nécessaire à l'exécution des mesures précontractuelles que vous avez sollicitées (art. 49, par. 1, point b) du RGPD). Nous examinons actuellement l'opportunité de mettre en place des clauses contractuelles types pour une couverture plus large ; cet examen est consigné comme point ouvert et n'est pas présenté ici comme achevé.

Durée de conservation

Les enregistrements des demandes et des mises en relation sont conservés aussi longtemps que la relation commerciale ainsi que nos obligations commerciales, fiscales et pharmaceutiques de tenue de registres l'exigent. Le journal des questions posées à l'IA est conservé à des fins de contrôle qualité interne. Les journaux d'accès au serveur sont conservés pendant la période configurée sur celui-ci.

Déclaration transparente de la situation actuelle : le site n'exécute pas encore de tâche de suppression automatique ; les enregistrements ne sont donc pas effacés selon un calendrier fixe à ce jour. La conservation est par conséquent régie par les obligations précitées et par un examen manuel sur demande — y compris votre droit à l'effacement décrit ci-dessous, auquel nous donnons suite. Nous préférons l'énoncer clairement plutôt que d'afficher une durée de conservation que le système n'applique pas réellement.

Vos droits

Accès — obtenir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet (art. 15).
Rectification — faire corriger les données inexactes (art. 16).
Effacement — faire supprimer vos données lorsque les fondements juridiques le permettent (art. 17).
Limitation — restreindre la manière dont nous utilisons vos données (art. 18).
Opposition — vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes, y compris les journaux d'accès décrits ci-dessus (art. 21).
Portabilité — recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format lisible par machine (art. 20).
Retrait du consentement — à tout moment, sans affecter la licéité des traitements déjà effectués (art. 7, par. 3).

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à l'adresse e-mail indiquée ci-dessus. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité afin de ne pas divulguer de données à un tiers non autorisé.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données de votre État membre de l'UE, ou auprès de l'autorité compétente en Chine.

La communication de données est-elle obligatoire ?

Non. La consultation du catalogue ne requiert aucune donnée de votre part. Des données ne sont nécessaires que si vous choisissez d'envoyer une demande ou de demander à l'assistant de vous mettre en relation avec un collaborateur — et uniquement dans la mesure nécessaire pour vous répondre. Refuser de remplir un champ signifie simplement que nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir un devis précis.

Prise de décision automatisée

Nous n'utilisons pas vos données à des fins de prise de décision automatisée ou de profilage produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires (art. 22 du RGPD). L'assistant génère des réponses textuelles ; il ne décide pas s'il convient de vous approvisionner, à quel prix ni à quelles conditions : ces décisions relèvent de nos collaborateurs.

Mesures de sécurité

La base de données se trouve sur le même hôte que le service web et n'est accessible que depuis cet hôte, et non depuis Internet. L'interface d'administration est limitée à un accès local et exclue du site publié. Les soumissions intersites vers notre API sont rejetées sauf si elles proviennent de notre propre domaine. Les requêtes font l'objet d'une limitation de débit par adresse IP, et le formulaire de demande comporte un champ piège (honeypot) afin que les soumissions automatisées soient écartées sans être enregistrées comme contacts commerciaux. L'accès aux données clients est réservé aux collaborateurs qui en ont besoin.

Le chiffrement en transit est actuellement incomplet, et nous l'indiquons expressément : le site est à présent servi via HTTP simple sur l'adresse du serveur, et HTTPS sera activé dès que la bascule DNS et l'émission du certificat seront finalisées. D'ici là, les données que vous soumettez pourraient en principe être interceptées en transit — raison supplémentaire de privilégier le canal chiffré que nous mettons en place, et motif pour lequel nous ne vous demandons rien au-delà de ce qu'exige une demande.

Modifications du présent avis

Si nous modifions notre façon de traiter les données, nous mettons à jour cette page ainsi que la date figurant en haut de celle-ci. Toute modification substantielle élargissant le traitement sera annoncée sur le site avant son entrée en vigueur, et non après.