Datenschutzerklärung

Dieser Hinweis erläutert, welche personenbezogenen Daten wir erheben, wenn Sie www.szoriental.com nutzen, warum wir sie erheben, an wen sie weitergegeben werden, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie haben. Er richtet sich an unsere Geschäftspartner – Pharmahersteller, Regulatory-Affairs-Teams und Einkaufsfachleute – und gilt für Besucher in der EU/im EWR gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie für Besucher außerhalb dieses Raums.

Verantwortlicher

Unternehmen

Shenzhen Oriental Pharmaceutical Co., Ltd.

Eingetragene Adresse

No.43 Dakeng Road, Tongle Village, Longgang District, Shenzhen, Guangdong, China

Telefon

+86 755 2892 8743

Fax

+86 755 8487 3052

E-Mail

info@szoriental.com

Gesetzlicher Vertreter

MIAO Jinchuan

Unified Social Credit Code

9144030061890620XX

Kontakt für Datenschutz

No data protection officer is designated (not mandatory under GDPR Art.37 for this site); data protection inquiries: info@szoriental.com

Bei Fragen zu diesem Hinweis oder zur Ausübung eines der unten genannten Rechte schreiben Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen, wie in Art. 12 Abs. 3 DSGVO vorgeschrieben.

Was wir verarbeiten und warum

Wir verarbeiten ausschließlich Daten, die Sie uns übermitteln, sowie die technischen Daten, die jeder Webserver zwingend erfasst. Auf dieser Website gibt es kein Werbenetzwerk, keine Analyseprofile und kein seitenübergreifendes Tracking.

1. Server-Zugriffsprotokolle

Wenn Ihr Browser eine Seite anfordert, protokolliert unser Webserver die angeforderte URL, Ihre IP-Adresse, den Browsertyp, die verweisende Seite und den Zeitstempel. Zweck: Aufrechterhaltung des Betriebs, Erkennung von Missbrauch und Durchsetzung regionaler Zugriffsregeln. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle werden auf dem Server gespeichert und nicht mit anderen Daten über Sie zusammengeführt.

2. Angebotsanfrageformular

Wenn Sie das RFQ-Formular absenden, verarbeiten wir: Name, Unternehmen, geschäftliche E-Mail-Adresse, Land, Ihre Funktion, das angefragte Produkt und die CAS-Nummer, indikative Menge, Zielmarkt, die angeforderten Dokumente, Ihre Freitextnachricht, die Seite, von der Sie sie gesendet haben, sowie Ihre IP-Adresse. Zweck: Erstellung und Zusendung eines Angebots, CoA, SDS oder regulatorischer Dokumentation. Rechtsgrundlage: die von Ihnen gewünschten vorvertraglichen Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie die Einwilligung, die Sie durch Aktivieren des Kontrollkästchens im Formular erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Zudem erfassen wir die E-Mail-Domain Ihres Unternehmens in unserem Kundensystem, damit Kollegen den bisherigen Anfrageverlauf einsehen können.

3. Der KI-Produktassistent

Wenn Sie dem Assistenten auf der Seite eine Frage stellen, übermitteln wir Ihre Frage und bis zu acht vorherige Gesprächsschritte an das Antwortmodell, zusammen mit dem aktuellen Seitenpfad und der Sprache der Benutzeroberfläche. Ihre IP-Adresse wird nicht an das Modell weitergeleitet. Zweck: sofortige Beantwortung von Produkt-, Dokumentations- und Regulatorikfragen. Rechtsgrundlage: Ihre Anfrage nach dieser Antwort (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und Ihre berechtigte Erwartung, dass ein Chat-Feld Ihnen antwortet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Frage, Antwort, Ihre IP-Adresse, die Seite und die Antwortzeit werden in einer Protokolltabelle gespeichert, damit wir nachvollziehen können, wonach Partner tatsächlich fragen. Der Assistent ist bewusst eingeschränkt: Er gibt keine Herstellungsverfahren, Preise oder Kundenidentitäten preis, und jede von ihm erzeugte CAS-Nummer, die die Prüfziffernvalidierung nicht besteht, wird ersetzt, bevor sie Sie erreicht.

4. Übergabe an einen menschlichen Kollegen

Wenn der Assistent nicht antworten kann oder Sie einen Mitarbeiter wünschen, erscheint eine Karte mit der Bitte um Ihre E-Mail-Adresse, ein Thema und einen optionalen Hinweis. Wenn Sie diese absenden, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, das Thema, Ihren Hinweis, ein Transkript des bisherigen Gesprächs, die Seite und Ihre IP-Adresse. Zweck: Ein Kollege kann Ihre Anfrage fortsetzen, ohne dass Sie sich wiederholen müssen. Rechtsgrundlage: Ihre Bitte um Kontaktaufnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5. Regionale Zugriffskontrolle

Wir prüfen die IP-Adresse jeder Anfrage anhand einer Länderdatenbank auf unserem eigenen Server, um Online-Dienste aus bestimmten Jurisdiktionen zu verweigern. Die Prüfung erfolgt in unserer Infrastruktur; Ihre IP-Adresse wird nicht an einen externen Lookup-Dienst gesendet. Zweck: Einhaltung von Handelsbeschränkungen. Rechtsgrundlage: Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

6. Browserspeicher auf Ihrem Gerät

Der Assistent speichert eine zufällige Sitzungskennung und einige Anzeige-Flags in Ihrem Browser, damit das Gespräch kohärent bleibt und Eingabeaufforderungen nicht wiederholt werden. Diese Daten verbleiben auf Ihrem Gerät. Die Produktseite übergibt zudem Produktname und CAS-Nummer über Ihren Browser an das Anfrageformular, damit Sie diese nicht erneut eingeben müssen. Keine dieser Informationen wird eigenständig an uns übermittelt.

Cookies

Diese Website setzt keine Cookies und verwendet weder Werbe- noch Analyse-Cookies. Da nichts gesetzt wird, gibt es auch keinen Consent-Banner zum Wegklicken – das ist Absicht. Wir nutzen jedoch den Browserspeicher, dessen Inhalte auf Ihrem Gerät verbleiben:

• Eine zufällige Sitzungskennung des Assistenten, damit ein Gespräch während eines Besuchs fortgesetzt werden kann.
• Welche Hinweise des Assistenten Sie bereits geschlossen haben.
• Ein kurzer täglicher Nutzungszähler, der ausschließlich dazu dient, automatisierte Anfragen aus Ihrem eigenen Browser zu begrenzen.
• Der Produktname und die CAS-Nummer, die von einer Produktseite in das Anfrageformular übernommen werden.

Sie können all dies jederzeit über Ihre Browsereinstellungen löschen, ohne dass Ihre Möglichkeit, die Website zu nutzen, eingeschränkt wird.

Wer Ihre Daten erhält

Wir verkaufen, vermieten oder teilen Ihre Daten nicht für Marketingzwecke. Ihre Daten gelangen ausschließlich an folgende Empfänger:

• Unsere eigenen Mitarbeiter in Vertrieb, Regulatory Affairs und Qualitätssicherung, damit diese Ihre Anfrage beantworten können.
• Unsere Konzerngesellschaften innerhalb der Happy Industrial (Hong Kong) Investment Group, sofern eine davon das angefragte Produkt herstellt oder versendet.
• Den unten genannten Anbieter für Cloud-Infrastruktur und KI-gestützte Antworten, der ausschließlich als unser Auftragsverarbeiter tätig ist.

Wir geben Ihre Anfrage niemals an andere Kunden oder an Dritte außerhalb dieser Liste weiter. Regulierungsdossiers, Zertifikate und Spezifikationen werden unter NDA ausgetauscht.

Auftragsverarbeiter und internationale Übermittlungen

Zwei externe Dienste sind eingebunden, und wir benennen sie ausdrücklich, statt sie hinter einer allgemeinen Formulierung zu verbergen:

• KI-Antwortgenerierung: Ihre Frage und die letzten Gesprächsverläufe werden an den Modelldienst von Alibaba Cloud gesendet, um die Antwort zu generieren. Ihre IP-Adresse wird dabei nicht weitergeleitet. Hierfür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO erforderlich, der auf unserer Prüfliste steht.
• Hosting: Die Website und ihre Datenbank laufen auf einem Server, der von Alibaba Cloud in Festlandchina betrieben wird.
• Da sich dieser Server außerhalb der EU/des EWR befindet, stellt die dortige Verarbeitung Ihrer Daten eine Übermittlung in ein Drittland dar. Für das Anfrage- und Übergabeformular stützen wir uns darauf, dass die Übermittlung zur Durchführung der von Ihnen gewünschten vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist (Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir prüfen derzeit, ob Standardvertragsklauseln für eine breitere Abdeckung eingeführt werden; diese Prüfung ist als offener Punkt dokumentiert und wird hier nicht als abgeschlossen dargestellt.

Wie lange wir Daten speichern

Anfrage- und Übergabedaten werden so lange gespeichert, wie es die Geschäftsbeziehung sowie unsere handels-, steuer- und pharmarechtlichen Aufbewahrungspflichten erfordern. Das KI-Fragenprotokoll wird für interne Qualitätsprüfungen aufbewahrt. Server-Zugriffsprotokolle werden für den auf dem Server konfigurierten Zeitraum gespeichert.

Ehrliche Darstellung des aktuellen Stands: Die Website führt noch keinen automatischen Löschvorgang durch, sodass Datensätze derzeit nicht nach einem festen Zeitplan entfernt werden. Die Speicherdauer richtet sich daher nach den oben genannten Pflichten und nach manueller Prüfung auf Anfrage – einschließlich Ihres unten beschriebenen Rechts auf Löschung, dem wir nachkommen. Wir legen dies lieber offen dar, als eine Speicherfrist anzugeben, die das System faktisch nicht durchsetzt.

Ihre Rechte

• Auskunft – Sie erhalten eine Kopie der personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben (Art. 15).
• Berichtigung – Sie können unrichtige Daten korrigieren lassen (Art. 16).
• Löschung – Sie können Daten löschen lassen, soweit die rechtlichen Grundlagen dies zulassen (Art. 17).
• Einschränkung – Sie können einschränken, wie wir Ihre Daten verwenden (Art. 18).
• Widerspruch – Sie können der Verarbeitung widersprechen, die auf berechtigte Interessen gestützt wird, einschließlich der oben beschriebenen Zugriffsprotokolle (Art. 21).
• Datenübertragbarkeit – Sie erhalten die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem maschinenlesbaren Format (Art. 20).
• Widerruf der Einwilligung – jederzeit, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird (Art. 7 Abs. 3).

Um eines dieser Rechte auszuüben, senden Sie eine E-Mail an die oben genannte Adresse. Wir bitten Sie gegebenenfalls um Identifikation, damit keine Daten an unberechtigte Personen herausgegeben werden.

Sie haben zudem das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde Ihres EU-Mitgliedstaats oder bei der zuständigen Behörde in China einzureichen.

Ist die Bereitstellung von Daten verpflichtend?

Nein. Für das Durchsuchen des Katalogs sind keine Angaben Ihrerseits erforderlich. Daten werden nur benötigt, wenn Sie eine Anfrage senden oder den Assistenten bitten, Sie an einen Kollegen zu übergeben – und auch dann nur im Umfang, der zur Beantwortung nötig ist. Wenn Sie ein Feld nicht ausfüllen, bedeutet das lediglich, dass wir Ihnen möglicherweise kein präzises Angebot erstellen können.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verwenden Ihre Daten nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung (Art. 22 DSGVO). Der Assistent generiert Textantworten; er entscheidet nicht darüber, ob, zu welchem Preis oder zu welchen Bedingungen wir Sie beliefern – das tun Menschen.

Sicherheitsmaßnahmen

Die Datenbank befindet sich auf demselben Host wie der Webdienst und ist nur von diesem Host aus erreichbar, nicht aus dem Internet. Die Administrationsoberfläche ist auf lokalen Zugriff beschränkt und von der veröffentlichten Website ausgeschlossen. Cross-Site-Anfragen an unsere API werden abgewiesen, sofern sie nicht von unserer eigenen Domain stammen. Anfragen werden pro IP-Adresse ratenbegrenzt, und das Anfrageformular enthält ein Honeypot-Feld, damit automatisierte Eingaben verworfen werden, ohne als Leads gespeichert zu werden. Der Zugriff auf Kundendaten ist auf die Mitarbeiter beschränkt, die ihn benötigen.

Die Verschlüsselung während der Übertragung ist derzeit noch unvollständig, was wir offen ansprechen: Die Website wird aktuell über die Serveradresse via HTTP ausgeliefert; HTTPS wird aktiviert, sobald DNS-Umstellung und Zertifikatsausstellung abgeschlossen sind. Bis dahin könnten übermittelte Daten grundsätzlich während der Übertragung eingesehen werden – ein weiterer Grund, den verschlüsselten Kanal zu bevorzugen, den wir gerade einrichten, und der Grund, warum wir Sie nur um die Daten bitten, die für eine Anfrage tatsächlich nötig sind.

Änderungen dieses Hinweises

Wenn wir ändern, wie wir Daten verarbeiten, aktualisieren wir diese Seite und das Datum am Anfang. Wesentliche Änderungen, die die Verarbeitung ausweiten, werden vor ihrem Inkrafttreten auf der Website angekündigt, nicht danach.